e-defter

  1. e-Fatura
  2. e-Defter
  3. e-Arşiv

1. E-defter nedir?

Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu’na ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

Gelirler İdaresi Başkanlığı’na göre şu anda Yevmiye Defteri ve Büyük Defter e-Defter olarak tutulabilmektedir.

2. Neden E-defter?

Vergi Usul Kanunu 220. madde ile 226. madde arasında yer alan defter tasdik hükümlerine göre mükellefler defterlerini tasdik ettirmekle yükümlüdürler.

Kırtasiye ve Noter bürokrasi işlemlerine gerek kalmayacağından ve mükellefler defterlerini 10 yıl süre ile arşivlemek zorunda olduklarından elektronik ortamda tutulması defterlerin sağlıklı bir şekilde muhafaza edilmesini büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.

3. Kimler E-defter uygulamasına geçecektir?

E-fatura uygulamasına geçen her mükellef, aynı zamanda e-defter uygulamasına da geçmek zorundadır. Kendi rızası ile e-defter uygulamasına geçmek isteyen mükellef ise e-fatura uygulamasına geçmiş olmalıdır.

4. E-defter’e geçiş hangi tarihe kadar tamamlanmalıdır?

1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşıyan mükellefler için Son başvuru tarihi Aralık/2014 'tür.Diğer bir deyişle Ocak/2015 'ten itibaren defterlerini elektronik ortamda tutmak zorundadırlar.

5. Hem kağıt ortamda hemde e-defter düzenlemek mümkün müdür?

Hem kağıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.

6. E-defter yazılımı nasıl olmalıdır?

e-Defter küresel bir standart olan XBRL standardive XBRL GL taksonomisine göre hazırlanır.

Yazılımlar bu testte aşağıdaki maddelere göre denetlenir:

• Öngörülen veri standartları ve formata uygun olarak oluşturma,

• Elektronik defterlerin üretilmesi, kaydedilmesi ve bunların ibrazına ilişkin şartları sağlama,

• Mali mühür, elektronik imza, mobil imza ve zaman damgası kullanımının doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi,

• e-Defter Yazılım Uyumluluk Onay Kılavuzu'nda açıklanan onay süreçlerine İlişkin işlemleri yerine getirme,

• Duyurulan diğer şartların yerine getirilmesi.

E-Fatura uygulamasını kullandığınız firmadan e-defter hizmetini alabileceğiniz gibi Uyumluluk onayı almış farklı bir firmadan da bu hizmet sağlanabilir.Her iki durumda da ModHotel Software mevcut kayıtlarınızı e-defter formatına çevirebilmektedir.

7. MOD programında İşleyiş nasıl gerçekleşecektir?

a) MOD Hotel Software programı, GİB'in öngördüğü veri standartları ve formata uygun dosya oluşturur.

b) Oluşturulan dosya, e-defter hizmeti alınan firmanın (BimSA, e-Finans, Uyumsoft ) bulut portaline yüklenir.

c) Bulut sisteminde işletmenin kendi Mali mühürü ile mühürlenir ve Berat oluşturulur.

d) Oluşturulan beratlar paketlenerek edefter.gov.tr adresine giriş yapılarak yüklenir.GİB'de tekrar mühürleme işlemi yapılır.

e) Oluşan dosya, Bulut sistemine tekrar GİB onaylı olarak geri yüklenir.

f) Oluşan Berat ve elektronik defterler bulut üzerinde 10 yıl süresince yedeklenir.Saklanan elektronik dökümanlar kanunen delil olarak sayılır.

8. e-defter gönderim süresi ne zaman olacaktır?

Mükellefler elektronik defterlerini e-defter.gov.tr (GİB) 'ye ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylayıp gönderirler.

9. E-defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kâğıt ortamında defter tutarlarsa cezai yaptırımı nedir?

1 Seri No’lu Elektronik Defter Tebliği’nin 6. maddesi sorumluluk ve cezai müeyyidelere ilişkin hükümleri içermektedir. Buna göre, Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanunu’nun ve Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili hükümleri uygulanacaktır. Elektronik defterlerinizin edefter.gov.tr 'ye yüklenmesi ve oradan defter beratı almış olmanız sadece elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.Bu mükellefler, kağıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılırlar. (1.Derece Usulsüzlük Cezası, re’sen takdir sebebi, KDV indirimlerinin reddedilmesi ihtimali)

10. Başlıca tanımlar ve kısaltmalar

Elektronik kayıt:

Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini,

Elektronik defter:

Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü,

Elektronik defter beratı:

Bu Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,

Zaman damgası:

Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından dogrulanan kaydı ifade eder.

Güvenli elektronik imza:

5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,

Mali mühür:

397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını,Elektronik defter uygulaması:Başkanlık ve Genel Müdürlük tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak oluşturulan elektronik defterlere ilişkin onay süreçlerinin yerine getirilmesi amacı ile hazırlanan www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan uygulamayı,

Açılış onayı:

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

Kapanış onayı:

Hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını.

11. Sistem Gereksinimleri

• E-Defter uygulamasının çalıştırılacağı terminalde Mali mühürün yüklenmesi gerekmektedir.

• Elektronik sertifika (e-imza) ile ilgili (Turktrust,E-Güven) sürücü ve kurulum setupları yüklenmiş olunmalıdır.

• Tüzel kişilerde mali mühür ile ilgili Kamusm’den sürücü ve akıllı kartın yüklenmiş olması gerekmektedir.

(http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/)

• E-Defter Uygulamasına giriş sadece elektronik imza ya da mali mühürle yapılmaktadır, giriş için sistem gereksinimleri:

• Sisteminizde Oracle JRE 1.6 ya da üzeri bir sürümü kurulu olmalıdır. Eğer sisteminizde bu uygulama kurulu değilse kurulum için http://www.java.com adresini ziyaret edebilirsiniz.

• Elektronik İmza / Mali Mühür ile sisteme giriş uygulaması aşağıdaki web tarayıcıları desteklenmektedir. Lütfen bu web tarayıcılarından belirtilen sürümünü yada daha üst bir sürümünü kullanınız;

     • Mozilla Firefox 5
     • Google Chrome 13
     • Opera 9
     • Apple Safari 5
     • MS Internet Explorer 8
     • Tavsiye edilen web tarayıcıları: Chrome 13+, Firefox 5+, Opera 9+, Safari 5+, IE 8+

•e-Defter uygulamasına girişte ve aktarımda yaşanabilecek sıkıntılar ile uygulama kullanım kılavuzuna https://uygtest.edefter.gov.tr/edefter/eimza-yardim.jsp linkinden ulaşilabilir.