e-arşiv

  1. e-Fatura
  2. e-Defter
  3. e-Arşiv

e-ARŞİV NEDİR?

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

Başkanlık’tan e-arşiv uygulaması izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza edebilirler.

Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.

Bu elektronik arşiv uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler;

a) 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.

b) 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-arşiv kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.

c) Vergi mükellefi olmayanlara ise e-arşiv kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.

Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru

Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını e-arşiv hizmetini satın aldıkları firma üzerinden kullanabilirler.

Arşiv hizmetini özel entegratör sistemi üzerinden alan mükellefler, e-fatura 'da olduğu gibi elektronik arşiv raporlarında da özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.

Özel entegratörlerin e-Arşiv hizmeti verebilmesi için Başkanlıktan ayrıca izin alması gerekmektedir.

Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması

e-Arşiv kapsamında düzenlenen belgeler özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır. Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır.

Belgelere Konulacak Amblem

Oluşturulan elektronik belgelerin müşteri nüshalarında, 2/2/1985 tarihli ve 18654 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Vergi Usul Kanunu Uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik-hükümlerine göre belgelerin önyüzünün üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan ‘Belgelere Konulacak Özel İşaret(Amblem)’ ile ‘İl Kod Numarası’ yerine aynı konumda bulunmak üzere, Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi bulunacaktır. Amblemin altında; “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır.

Elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılacaktır.

Belge Numarası

e-Arşiv izni kapsamında düzenlenecek belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kod ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılacaktır. Birim kod serbestçe belirlenebilecektir.

Başkanlık bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayabileceği gibi bazı işlemler için belirlediği birim kodlarının kullanılmasını zorunlu kılabilir.

Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulacak ve takip edilecektir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılacaktır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamayacaktır.

Belgelerin Alıcılarına Teslimi

Mükellefler elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı alttaki c) maddesinde belirtilen istisna haricinde alıcısına kâğıt ortamında teslim edeceklerdir. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir. Bu durumda anlaşmalı matbaa işletmeleri veya özel entegratörler tarafından Başkanlığa herhangi bir bildirim yapılmaz.

Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir.

Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.

e-Arşiv kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.

a) 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Mükelleflere Faturanın Teslimi

e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kağıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması ve kağıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkandan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

b) 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Mükelleflere Faturanın Teslimi

E-arşiv izni alan mükellefler ve e-Arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan veri formatı ve standardına uygun haftalık e-Arşiv Raporunu takip eden haftanın sonuna kadar ve mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak zorundadırlar.

Mükellefin veya özel entegratörün mali mührü ile zaman damgalı olarak onaylanan e-Arşiv Raporları, izin alan mükellefler ve Başkanlıktan izin alan saklamacı kuruluşlar tarafından Başkanlığın sürekli uzaktan erişimine açılacaktır. Erişim yöntemi ile ilgili açıklamalara e-Arşiv Kılavuzunda yer verilmiştir.

e-Arşiv izni alan mükellefler ve özel entegratörler, bir hafta içerisinde düzenledikleri belgelere ait birim kodu bazındaki müteselsil numara aralıklarını takip eden haftanın son günü akşamı saat 24:00’ e kadar İnternet Vergi Dairesi “e-Arşiv Bilgi Giriş Ekranı”ndan sisteme yüklemek zorundadırlar.

Başkanlık, yazıyla bildirmek ve hazırlık için yeterli süre tanımak şartıyla uzaktan erişim yöntemini değiştirmeye, sektörler ve mükellef grupları itibariyle farklı erişim ve farklı veri aktarım süresi ve yöntemi belirlemeye yetkilidir.

Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması, mükellefin e-Arşive konu belgelerinin muhafazası ve ibrazı ödevlerini ortadan kaldırmaz.

Elektronik Belgelerin Muhafazası ve İbrazı

e-arşiv izni alan mükellefler, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara riayet etmek zorundadır.

a) Oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.

b) İzin alan mükellefler, ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edeceklerdir. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan elektronik saklama hizmeti veren kuruluşlarda da muhafaza ödevlerini yerine getirebilirler.

c) e-Arşiv hizmetini 421 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında özel entegratörlerden alan mükellefler belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca Başkanlıktan izin alan elektronik saklama hizmeti veren kuruluşlarda saklamakla yükümlüdürler.

d) e-Arşiv Uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile ve/ veya zaman damgalı olarak onaylayarak saklarlar.

e) Özel entegratörlerden e-Arşiv hizmeti alanlar izin kapsamında, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile veya özel entegratöre ait mali mühürle ve/ veya zaman damgalı onaylayarak saklarlar.

f) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik belgelerin ve ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsar.

g) Mükellefler tarafından muhafaza edilen elektronik belgeler muhatabına gönderilen kâğıt nüshalar ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanmalıdır.

h) Muhafaza edilen elektronik belgelerin sorgulanması, görüntülenmesi ve kâğıt çıktılarının alınması sırasında kullanılacak anahtarlardan birisinin belge numarası olması zorunludur.

i) Elektronik belge ve raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.

j) e-Arşiv uygulaması kapsamında adına kâğıt fatura düzenlenen vergi mükellefleri bu belgeyi kâğıt ortamda almak ve saklamak zorundadır.

k) Vergi mükellefi olmayanlar adına düzenlenen faturaların iletimi elektronik ortamda olması halinde vergi kanunlarına göre muhafaza ödevi bulunanlar elektronik ortamda aldıkları faturaların muhafazası da elektronik ortamda olması zorunludur.

İnternet Üzerinden Mal ve Hizmet Satışında Düzenlenecek Faturalar

e-Arşiv Uygulaması izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturaları formatlara uygun olarak elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satışlarda kağıt çıktının sevk edilen malın yanında bulunması gerekmektedir.

e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda,

1. Satış işleminin yapıldığı web adresi,

2. Ödeme şekli,

3. Ödeme tarihi,

4. Gönderiyi taşıyana ait VKN/TCKN bilgisi,

5. Satışa konu malın gönderildiği tarih

6. İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin bulunması zorunlu olup fatura üzerinde ayrıca “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ifadesine yer verilecektir.

e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda,

e-Arşiv Uygulaması izni olup 397 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara internet üzerinden mal satışı yapanlar, düzenleyecekleri elektronik faturada yukarıda yazılı bilgilere yer verecek olup, ayrıca bu kağıt çıktıyı sevk edilen malın yanında bulunduracaklardır.

e-Arşiv kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda,

Müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alacak, iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderecektir.

Bu kapsamda satış yapan mükellefler e-Arşiv Raporunu, Raporun ilgili olduğu haftayı takip eden hafta sonuna kadar İnternet Vergi Dairesi BTrans bilgi ekranından Başkanlık sistemine yüklemek zorundadırlar. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan e-ticaret siteleri, 1/1/2015 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.

Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler

Mükellefler, almış oldukları izin kapsamında düzenledikleri belgelerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğundan sorumludur.

Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespit edilenler hakkında işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda yer alan cezalar tatbik edilir.Usul ve esaslara aykırı hareket eden mükelleflerin ve özel entegratörlerin e-Arşiv izni Başkanlık tarafından iptal edilebilir.

e-Arşiv kapsamında hizmet verme izni iptal edilen özel entegratör, hizmet verdiği mükellefleri bu konuda uyarmak zorundadır. İzni iptal edilen özel entegratörden e-Arşiv hizmeti alan mükellefler 15 gün içerisinde başka bir özel entegratörle anlaşmak veya genel hükümler çerçevesinde anlaşmalı matbaa işletmelerine belge bastırarak kullanmak zorundadır.

e-Arşiv Uygulamasını kendi bilgi işlem sistemlerinden kullananlardan izinlerinin iptal edildiği kendisine bildirilen mükellefler, bildirimin yapıldığı tarihten itibaren 1 yıl süre ile uygulamayı kendi sistemleri üzerinden kullanmak üzere başvuru yapamazlar. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerden e-Arşiv hizmeti alabilirler.

e-Arşiv izni iptal edilen mükellefler en geç 15 gün içerisinde belgelerini anlaşmalı matbaalara bastırıp genel hükümler çerçevesinde belge düzenlemeye başlamak zorundadır.

Diğer Hususlar

a) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, belgelere ait elektronik kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu Başkanlığa on beş gün içinde bildirerek bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.

b) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, bilgi işlem sistemlerini oluşturan donanımların bir kısmının veya tamamının haczedilmesi veya yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.

c) e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanma izni alanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının veya Başkanlıkça görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.

d) Başkanlık, elektronik belgelerin ve e-arşiv raporlarının arızi veya devamlı olarak kendisine gönderilmesini isteyebilir.

e) e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, Başkanlığın talebi üzerine belgelere ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziksel imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sunmak zorundadır.

f) Tebliğ kapsamında verilen e-arşiv izni, ödeme kaydedici cihazlar aracılığı ile düzenlenen belgeleri kapsamaz.

g) 397 Sıra Nolu Tebliğ kapsamında düzenlenecek faturalarda bulunacak fatura numarası ortak olarak, birim kodu bazında ve müteselsil sıra numarası taşımak şartıyla belirlenecek olup mükellef bünyesinde fatura numarası bir defa kullanılır. 397 Sıra Nolu Tebliğle getirilen e-fatura uygulaması kapsamında kullanılan fatura numarası bu Tebliğle getirilen e-arşiv uygulaması kapsamında birbirini tamamlayan yapıda kullanılmalıdır.