____________________STOK ______________________
AMBAR PROGRAMINA BAŞLAMADAN ÖNCE BAZI PARAMETRELERİN
AYARLANMASI GEREKMEKTEDİR.
AMBAR GENEL MENÜ 07.PARAMETRE MENÜDEN HESAP
PLANINIZA GÖRE AŞAĞIDAKİ PARAMETRELERİ KONTROL EDİNİZ.
01.AMBAR PARAMETRE
02.BİRİM TABLO
04.ÇIKIŞ MAHSUP PARAMETRE
06.DEPARTMAN KODLARI
07.KDV PARAMETRE
A - ) ANA AMBAR STOK KARTI AÇMA ( Stok
/ Fis Menüden 01.Stok Master Upd )
Ana ambar için yeni stok kartı açma,düzeltme,silme
ve görüntü bölümüdür.Yeni stok kartı açarken Malzeme Kodu bölümüne istediğiniz
bir numaralama sistemi verebilirsiniz.Örneğin yiyecekler için Y00000000001
veya Muhasebe no ile başlayabilir 150010010001 gibi.
Birim Kodları parametriktir (Ambar parametre
menü’den 02).Stok,Giriş,Çıkış ve Reçete Birimi hepsi birden birimleri aynı
olabilir ( AD,AD,AD,AD) veya
Stok ile Giriş Birimi aynı (AD,AD) , Çıkış
ile Reçete birimi aynı olabilir (CL,CL).
Örneğin Rakı 70 cl açılan bir kartta birimler
AD,AD,CL,CL olmalıdır.Burada amaç bu ürünün Ambar’da Adet, Departmanlarda
CL olarak takip edilmesidir.1 şişe rakı’da kaç tek,kaç CL olması gerektiği
gibi bölümler 24,25 ve 26 satırlarda belirtilecektir.Birimler farklı yazıldığında
Yiyecek için 27.satır , İçecekler için 24,25 ve 26 satırlar doldurulmak zorundadır.
Minimum Stok ve Maksimum Stok belirtildiğinde
Ambar’ın Rapor menüsünde 09.seçenekten bunların raporu alınabilir.Ayrıca Tesellüm
girerken ve Talep fişi yaparken o malzeme için uyarı verir.
Devreden Miktar-Tutar bölümleri sadece ambar
programının ilk defa kullanılacağı zamanlarda girilir.Sene içerisinde burada
görünen o yılın ilk devir rakamlarıdır.Sene içerisinde istenildiği zaman buradaki
rakamlarla oynama yapılabilir (ilk giriş yapılırken yanlış devir alındığı
düşünüldüğünde vs).Stok kartlarından herhangi birinde Devir Miktar veya Tutar
rakamlarıyla oynama yapılması durumunda yapılan düzeltmeden sonra mutlaka
Ambar Parametre menüden 13-Devir Geriye Alma ve hemen sonra 11-İlk Devir Crt
programları çalıştırılır.Burada tarih olarak bulunduğunuz yıl’dan bir önceki
yılın dönem sonu tarihi girilir (örnek 31/12/20..). Girilmiş olan Tesellüm
ve Talep’lerde herhangi bir karışıklık olmaz.
Giren Miktar+Tutar ve Çıkan Miktar+Tutar rakamlarıyla
kesinlikle oynamayınız.Kullanıcı Tesellüm girişi yaptıkça Giren Miktar+Tutar’a
ilave olur , Talep fişi ile çıkış yaptıkça Çıkan Miktar+Tutar’a ilave olur.Kart’ta
görünen Giren ve Çıkan rakamları bulunduğunuz yıl itibariyle son ana kadar
yaptığınız toplam kümülatif işlemlerdir.
İsteyen Kullanıcılar Ana ambar sayımını bilgisayardaki
Fiili Miktar yazan yere işleyerek daha sonra Ambar Rapor Menüden 08.Fiili
Fark raporu alabilirler.Ancak zaten ambar’da girilen tesellüm ve talep’ler
kullanıcı tarafından tutturulmak zorunda olduğu için ayrıca bu işlemi tavsiye
etmemekteyiz.Ay sonu ambar sayımını Stok Fiş Menüden 02-Ambar Envanter bölümünden
alacağınız raporla yapabilirsiniz.
Son Devir Fişno kullanılmamaktadır.
Muhasebe No, alınacak raporlarda ve kullanacağınız
Giriş/Çıkış oto mahsupları açısından önemlidir.Açmış olduğunuz malzeme muhasebe’deki
150 hesaplardan hangi gruba giriyorsa onu seçmeniz gerekmektedir.Hareket görmüş
(tesellüm/talep) bir malzemenin daha sonradan Muhasebe numarasını değiştirirseniz,
Ambar parametre menüdeki 17.Stok Master -> Hrk.Muh programını çalıştırmanız
gerekmektedir.Ona bağlı oto mahsuplarıda silip tekrar oluşturmanız gerekmektedir.
Kdv Kodu bölümünde daha önceden parametresi
tanımlanmış Kdv kodları en alt kısma gelir.Burada Kdv oranını değil aşağıdaki
parametreye göre Kdv kodunu belirtmelisiniz.
Malzeme Tipi , Y-Yiyecek , I-Icecek , M-Genel
Malz. , K-Teknik , X-Hiçbiri olarak sıralanmaktadır.
Son Giriş ve Son Çıkış fiyatları kullanıcı
Tesellüm/Talep yaptıkça burada güncellenir.
Alt Kod , Bu malzemenin Departman Stoklarında
kullanılacak olan Malzeme Kodu’dur.Otomatik atar.Aynı zamanda Reçete Master
ile paralel olarak çalışır.
Eğer açılan Stok Kartı içecek ise ve Birimler
AD,AD,CL,CL gibi yazılmışsa yani departmanda bu malzeme CL olarak takip edilecekse
24.25.26 satırlara 1 şişedeki parametreler girilir.
Örneğin Şişe Tek Sayısı 14 tek. , Şişe CL
Sayısı 70 , Tek CL ölçüsü : 4 yazılır.
Eğer açılan Stok Kartı Yiyecek ise ve Birimler
TN,TN,KG,KG gibi yazılmışsa yani departmanda bu malzeme KG olarak takip edilecekse
27 satıra, 1 teneke’de kaç KG olduğu yazılır.KG,KG,GR,GR yapmayınız.Çünkü
KG olan bir üründe .100 yazdığınız 100 gr olarak kabul edilmektedir.Eğer
Çuval ve Teneke gibi ürünlerde Alt miktar kullanmak yerine tüm birimlere KG
yazılmasını tavsiye etmekteyiz.
Grup Kodu bölümünün parametreleri Ambar Stok
Fiş menüdeki 10.seçenekten tanımlanır.
001-Dana etleri , 0002-Kuzu etlerl … , 0015-Kırmızı
Şaraplar, 0016-Beyaz Şaraplar …. Vs.
B - ) ANA AMBAR SON DURUM ENVANTER ( Stok
/ Fis Menüden 02.Stok Master Envanter )
Ana ambar’da o an itibariyle Kalan Miktar
ve Tutarları ekran veya listeye veren evanterdir.Muhasebe no veya Ambar grup
koduna göre’de alınabilir.
C - ) TESELLÜM / FATURA GİRİŞLERİ ( Stok
/ Fis Menüden 04.Tesellüm Fisi )
Ana ambar’a gelen bütün Fatura ve İrsaliye’ler
buradan Yeni Fiş olarak işlenir.Bir fatura veya İrsaliye girilirken yarım
bırakılıp programdan çıkıldıysa daha sonra aynı fişe Eski Fiş olarak girilir.
Gün Girildikten sonra Ay/Yıl’ı program parametreden
alır (Genel Menü 05.Aykodu Değiştirme).
Tesellüm girilirken Satıcı Kodu’nda aşağı
ok ile satıcı aranır veya yukarı ok ile yeni satıcı açılabilir.
Satıcı Kodları Muhasebe ile paralel olarak
çalışır.Makbuz tipi,fatura no ve tarihi girildikten sonra faturanın Peşin
/ Kredi olduğu belirtilir.Bu soru Ambar Giriş Oto mahsubu için önemlidir.Çünkü
Kredi seçeneği seçildiğinde Muhasebe’de girilen Satıcının hesabına atar ,
Peşin seçildiğinde ise Muhasebe’deki SatınAlma avanslarına (196) atar.Daha
sonra Muhasebe tarafından 196 hesap ile 100 kasa hesabı çalıştırılıp 196 hesap
sıfırlanır.
2.bölümde Malzeme Kodu aşağı ok ile bulunur
veya Yukarı ok ile yeni malzeme kodu açılır.Miktar girildikten sonra İskonto
oranı yazılır.Daha önceden belirtilen parametreye göre (Ambar parametre menüde
1.Amb.Parametre bilgilerinde 14.seçenek) faturanın Birim Fiyatı veya Net Tutarı
yazılır.İslem Kodu bölümü için eğer girilen Malzeme
Yiyecek ise ve ana depo stoğuna girecek
ise 1 ,
Yiyecek ise ve ana depo stoğuna girip
anında Departmana (direk) çıkış ise 2 yaz Çıkış
yapılacak Departman
Kodunu seç ,
Icecek ise ve ana depo stoğuna
girecek ise 3 ,
Gen.Mlz ise ve ana depo stoğuna girecek
ise 4 ,
Gen.Mlz ise ve ana depo stoğuna girip
anında Departmana (direk) çıkış ise 5 yaz Çıkış
yapılacak Departman
Kodunu seç ,
Teknik ise ve ana depo stoğuna
girecek ise 6 .
Fis girildikten sonra Düzeltme,Satır Silme
veya Tüm Silme yapılabilir.Tesellüm menüsündeki 4.seçenekten Tesellüm Fiş
listesi alınabilir.6.seçenekten ise Daha önceden İrsaliye olarak girilmiş
olan bir fişi Fatura’ya dönüştürebilirsiniz.
D - ) TALEP / DEPARTMAN ÇIKIŞLARI ( Stok
/ Fis Menüden 05.Talep Fisi )
Yiyecek / İçecek / Gen.Malzeme / Teknik
olarak ayrı ayrı talep fişleri girilmektedir.Talep fişi girilirken aynı Tesellüm
Fişinde olduğu gibi Gün girilir.Ay ve Yıl parametreden otomatik olarak alınır.Talep
fişi ile çıkış yapılırken Malzeme kodu ve Miktar girildikten sonra Birim fiyat
ve Toplam tutar otomatik olarak atar.Ağırlıklı ortalama fiyat kullanılmaktadır.Tesellüm
Fişi girilirken Food Direct veya Other Direk seçenekleri kullanıldığında o
ürünler için ayrıca Talep fişi yapılmaz.Bilgisayar tesellüm yapılırken anında
talep fişini kendi düzenler.Örnek olarak Etler,Balıklar,Sebze Meyve sayılabilir.
E - ) AMBAR’DAN SATICIYA İADE ( Stok / Fis
Menüden 06.Ambardan Satıcıya İade )
Ambar’dan Satıcıya iade yapılırken önce hangi
tesellüm iade yapılacaksa o tesellümün Fişno’su yazılır.Daha sonra ilgili
fişin iade edilecek olan sıra no’su yazılır ve istenilen Miktar veya tamamı
iade edilir.
Eğer Ambar Oto Mahsup kullanılıyorsa Ambar’dan
Satıcıya İade Mahsubu ilgili gün için çalıştırılır.
F - ) STOK DETAY KARTI ( Stok / Fis Menüden
07.Stok Detay Kartı )
Herhangi bir malzemenin istenilen tarihler
arasındaki hareketini gösterir.Malın hangi tarihte,hangi tesellüm no ile,
hangi satıcıdan ne kadar alındığını, Hangi tarihte,hangi talep fişi ile,hangi
departmana ne kadar çıktığını ve O an için ana ambarda o maldan ne kadar kaldığını
gösterir veya listesini verir.
G - ) AMBAR FİŞ KONTROL ( Stok / Fis Menüden
08.Ambar Fis Kontrol )
Verilen tarihler arasında Tesellüm,Talep veya
bütün fişlerin ekrana yada listeye çıkmasını sağlar.
H - ) YENİ SATICI KODU AÇMA ( Stok / Fis
Menüden 09.Satıcı Upd )
Tesellüm fişi işlerken girilen satıcı kodlarının
açıldığı bölümdür.Tesellüm fişindeki Satıcı Kodu bölümünde yeni satıcı kodu
açmak için yukarı Ok’a basıldığında ekrana gelen bölümdür.
Muhasebe ile entegre olarak çalışmaktadır.Muhasebede
açılan satıcı kodları veya Ambar’dan açılan satıcı kodları her iki taraftada
otomatik olarak görünür.Satıcı Kodu açarken Müşteri No otomatik olarak atar.Unvanı,
Grup Kodu , Döviz Kodu ve Sirket Kodu yazılması zorunlu alanlardır.
I - ) AMBAR GRUP KODLARI ( Stok / Fis Menüden
10.Ambar Grup Kodları )
Stok Master’da yeni malzeme açarken 28.satırda
yer alan Grup Kodları buradan tanımlanmaktadır.Grup Kodlarını istediğiniz
şekilde açabilirsiniz.Burada tanımlanan grub kodları daha sonra Envanter listelerinde,Cost
Raporları alınırken faydalı olacaktır.Örnek olarak ;
001-Dana etleri , 0002-Kuzu etlerl … , 0015-Kırmızı
Şaraplar, 0016-Beyaz Şaraplar …. Vs.
J - ) TESELLÜM / TALEP RAPORLARI ( Rapor
Menüden 1.Tesellüm/Talep Raporları )
Günlük olarak Tesellüm (Fatura) girişleri
tamamlandıktan sonra bu menüdeki 2-Tesellüm Özet Raporu alınır ve girilen
faturalar ile karşılaştırılır.Daha sonra bu rapor Ambar Giriş Oto Mahsubu
kesildikten sonra oto mahsup ile’de karşılaştırılacaktır.Günlük olarak Talep
(Dep.Çıkışları) çıkışları tamamlandıktan sonra bu menüdeki 7-Talep Özet Raporu
alınır ve girilen Talep fişleri ile karşılaştırılır.Daha sonra bu rapor Ambar
Çıkış Oto Mahsubu kesildikten sonra oto mahsup ile’de karşılaştırılacaktır.
K - ) DEPARTMAN ÇIKIŞ RAPORLARI ( Rapor
Menüden 2.Departman Çıkışları )
Bu menüdeki 1.seçenekten Verilen tarihler
arasında bir departmana yapılan çıkışlar takip edilir.Aynı zamanda Fiş tiplerine
göre de dağılım yapar.2.seçenekten ise tekrar Verilen tarihler arasında bir
Çıkış yapılan bütün departmanları Yiyecek/Icecek/Genel/Teknik olarak ayrı
ayrı gösterir veya raporunu verir.
L - ) AMBAR ENVANTER RAPORU ( Rapor Menüden
3.Tar.Arası Envanter )
Ay sonlarında veya istenildiği zaman tarih
aralığı verilerek ana ambardaki Malzemeleri Devir Miktar+Tutar , Giren Miktar+Tutar,
Çıkan Miktar+Tutar ve Kalan Miktar+Tutar olarak liste verir.İstenilirse bu
rapor Excel ‘ede aktarılabilir.Ay sonlarında bu rapor ile Ambar Mutabakat
Mizanı karşılaştırılmalıdır.
M - ) AMBAR MUTABAKAT MİZANI ( Rapor Menüden
4.Ambar Mutabakat Mizanı )
Ay sonlarında veya istenildiği zaman tarih
aralığı verilerek ana ambardaki 150 hesapların Devir,Giren,Cikan,Kalan olarak
icmal raporunu verir.Ambar Envanter Raporu ve Muhasebe’deki 150 hesaplar mizanı
ile tutması gerekir.
N - ) OTOMATİK MAHSUP MENÜ ( Ambar Ana menüde
)
1-
Giriş Mahsubu
Ambar Giriş Mahsubunun kesilebilmesi için
Ambar Genel Menüden 07.Parametre Menü,
01-Ambar Parametre Upd ‘te , 5.satıra Hesap
planındaki 196 satınalma avans muavini , 6.satıra’da Hesap Planındaki 320
satıcı muavin hesap no yazılmalıdır.
Ayrıca Ambar Parametre menüdeki 07.Kdv Parametre
programında da Kdv oranlarının yanındaki hesap numarasına ilgili KDV (191)
hesap muavinleri yazılmalıdır.
Bu bilgiler doğru bir şekilde girildikten
sonra hangi günün Tesellüm ‘leri Muhasebeleştirilecekse Giriş Mahsubu işlemi
için
1-Crt -1 çalıştırıp 3-Liste-1
’den kontrol ediniz.
4-Crt -2 çalıştırıp 5-Liste-2
’den kontrol ediniz.
Listeleri alırken Kdv tutar,Net
tutar gibi rakamlar’da çok küçük oynamalar olursa veta
fatura’da yuvarlama yapılmışsa bunları
karşılıklı olarak 2-Upd-1 ve 5-Upd-2
seçeneklerinden düzeltiniz.
Daha sonra 7.Seçenekten Giriş
Mahsubunu oluşturup listesini alarak o günkü
Tesellüm Özet raporu ile karşılaştırınız.Eğer
tutmama sorunu varsa Oto mahsup
menüdeki 07.Mahsup Menü – 01.Mahsup
İşlemleri - 4-Tüm Silmeden Mahsubu iptal
ediniz.Daha sonra ilgili tesellümü
düzeltip tekrar oto mahsup kesmek için yukarıdaki
işlemleri yapınız.
Önemli Not : Her gün için 1 Giriş Mahsubu kesilmektedir.Eğer giriş
mahsubunu kestikten
sonra o güne ait ilave bir tesellüm yapılırsa
Mahsubu iptal edip tekrar Mahsup oluşturunuz.
2-
Çıkış Mahsubu
Ambar Çıkış Mahsubunun kesilebilmesi için
Ambar Genel Menüden 04.Çıkış Mahsup Parametreleri girilmesi gerekmektedir.Çıkış
Mahsup Parametrelerini girerken
Hesap No : 15001001 (Etler)
Departman : 0001 (Ana
mutfak)
Masraf Hes : Buraya Hesap Planında
açacağınız Koltukaltı Stok hesap no veya
740 … gider
hesap numarasını yazınız.
Tüm 150 hesaplar ve
Departman Kodları için yukarıdaki işlem yapılacaktır.Yani Hangi
departman hangi 150
hesabı alırsa nereye gider bu şekilde belirtilmelidir.
Bu
bilgiler doğru bir şekilde girildikten sonra hangi günün Talep fişleri Muhasebeleştirilecekse
Çıkış Mahsubu işlemi için Oto mahsup menüden 2.Cikis Mahsubu
Seçeneğini çalıştırmanız yeterlidir.Buradan
alınacak Mahsup listesi ile Talep Fisleri Ozet Liste birbirini tutmalıdır.
Önemli Not : Her gün için 1 Çıkış Mahsubu kesilmektedir.Eğer çıkış
mahsubunu kestikten
sonra o güne ait ilave bir talep yapılırsa
veya Talep’i ilgilendirecek bir Tesellüm Direk
yapılırsa Mahsubu iptal edip tekrar Mahsup
oluşturunuz.
O -
) AYSONU İŞLEMLERİ ( Genel Menüden 07.Aykodu Değiştirme )
İlgili ay’a ait tüm Tesellüm/Talep işlemleri
, Envanter raporları , Mutabakat mizanları ve Oto Mahsuplar kesildikten sonra
Ambar Genel Menüden 07.Aykodu değiştirmeye girilir ve bir sonraki Ay/Yıl yazılır.Yeni
ay’a geçtikten sonra eski ay ile ilgili herhangi bir işlem yapılmak istenirse
aykodu bir önceki Ay/Yıl’a getirilip işlem yapılır ve tekrar yeni Ay/Yıl ‘a
getirilebilir.Ancak değişiklik yapılan Ay’a ait raporların tekrar alınması
gerekmektedir.
Önemli Not : Cost işlemlerini bir önceki ay’da bitirmemişken Ambar
yeni Ay’a ait işlemler yapabilir.Yani Ambar , Cost departmanını beklemek zorunda
değildir.Burada dikkat edilmesi gereken sadece Cost kendi raporlarını alacağı
gün Ambar’da hiçbir işlem yapılmayacak.Cost Parametre menüden 01.Dep.Stok
Mikt.+ Tut. Crt programın bir önceki ayın tarihini vererek çalıştıracak,böylece
Ambar’ın yeni ay’da girdiği işlemler Cost’u etkilememiş olacak.Cost Raporları
alınıp Cost Departman Aysonu yapıldığında Dep.Stok Mikt+Tut Crt programı
yeni ay için çalıştırılıp bırakılacak.
____________________COST ______________________
A - ) DEPARTMAN STOK KARTI ( Cost menüden
01.Departman Stok Kartı Upd )
Departman Stok numarası Ana ambar’daki Stok
kartında yer alan Alt Departman Kodu’dur.
Ambar’dan Talep fişi ile Çıkış yapıldığında
Ambar Stok Kartında tanımlanan değerlere göre burada Stok kartı otomatik olarak
oluşturulur.O yüzden buradaki Giriş Seçeneği kullanılmamaktadır.Örneğin Ambar’da
AD , Departman’da CL olarak takip edileceği belirtilen bir
kart’ta Talep fişi ile çıkış yapılırken burada
otomatik olarak verilen Miktar CL ‘e çevrilir.Talep fişi ile çıkış yapıldıkça
Dep.Stok Kartındaki Giren Miktar+Tutar rakamları artar.
Cost işlemlerine ilk olarak başlayacak işletmeler
önce 13.Cost Parametre Menüden, 03.Dep.İlk Devir Upd seçeneğinden Dönem
başı Açılış sayımlarını Miktar ve Tutar olarak girer.Aynı zamanda bu seçenekten
Miktar ve Tutar boş olarak geçilirse Dep.Stok Kartında otomatik olarak boş
bir kart açılmış olur.Buradan girilen Devir Miktar ve Tutar’lar Dep.Stok Kartındaki
Devir Miktar+Tutar bölümüne aktarılır.Bu işlem sadece 1 kez yapılmalıdır.Takip
eden aylarda ilk devir girilmeyecektir.Sadece Sayımlar Fiili Miktar olarak
Cost Parametre menüdeki 2.seçenekten işlenecektir.Aynı şekilde buradan yapılan
girişler Dep.Stok Kartındaki Fiili Miktar bölümüne otomaik olarak geçer.Sayımlar
sadece Miktar olarak girilir.
Departman Stok Kartında kullanıcı Sadece Devir
Miktar+Tutar ve Fiili Miktar bölümlerine müdahale edebilir.Onun dışındaki
bölümler program tarafından düzenlenmektedir.Kullanıcı bu bölümleri değiştirse
bile daha sonra eski haline gelecektir.
B - ) DEPARTMAN ENVANTER ( Cost menüden
02.Departman Son Durum )
Bu bölümden o an itibariyle departmanların
stoklarında kalan Malzemeleri Miktar ve Tutar olarak gösterir.
C - ) SATIŞ/İKRAM/ÖDENMEZ/HASAR FİŞ İŞLEME
( Cost menüden 03.Satış Fisi Upd )
Bu seçenekten Satış ,İkram/Ödenmez yapılabilmesi
için Reçete oluşturulması zorunludur.
Reçete işlemleri alt bölümlerde anlatılmaktadır.Satış
fişi girilirken adisyon no,satışın hangi tarihte hangi departmanda yapıldığı
belirtilmektedir.
Modpos programını kullanan oteller Cost Parametre
menüdeki 07.Pos Satıs Bilg Crt programını çalıştırarak Departman Satılan ürünleri
otomatik olarak koltukaltı stoklarından düşebilirler.
D - ) TRANSFER FİŞİ İŞLEMLERİ ( Cost menüden
04.Transfer Fisi Upd )
Departmanlar arası Malzeme veya Reçete transferleri
buradan yapılmaktadır.Transfer yapılırken sadece miktar girilmekte olup, herhangi
bir fiyat girilmez.
E - ) DEPARTMANDAN AMBARA İADE ( Cost menüden
05.Dep.Ambara İade Upd )
Bu işlemin yapılabilmesi için Departman Stok
Kartında İade edilecek malzemenin yeterli miktar kadar stoğu olmak zorundadır.Bu
işlemin yapılması ile ilgili miktar Departman Stoğunun Çıkan
Bölümüne , Ana Ambar’ın Giren bölümüne eklenir.
F - ) DEPARTMAN FİŞLERİ ( Cost menüden
06.Dep.Fisi I/L )
Yapılan Satış,İkram/Ödenmez,Hasar,Transfer
gibi fişlerin ekrandan görüntüsü veya listesini detaylı fiş dökümü şeklinde
verir.
G - ) DEPARTMAN FİŞ KONTROL ( Cost menüden
07.Dep.Fis Kontrol I/L )
Yapılan Satış,İkram/Ödenmez,Hasar,Transfer
gibi fişlerin ekrandan görüntüsü veya listesini icmal fiş toplamı şeklinde
verir.
H - ) SATIŞ HAREKETLERİ ( Cost menüden
08.Dep.Satış Hareketleri I/L )
Özet veya Detay olarak kesilen tüm fişlerin
detaylı olarak görüntü yada listesidir.Hangi Malzemenin hangi tarihler arasında
ne kadar satıldığı buradan takip edilebilir.
I - ) ÖDENMEZ/İKRAM İŞLEMLERİ ( Cost menüden
09. Ödenmez Menü )
Bu menüdeki 1.seçenekten İkram/Ödenmez Kodları
açılır.Daha sonra yukarıda anlatılan Departman Satış Fişi İşleme bölümünden
İkram/Ödenmez fişleri işlenir.
Bu menüdeki 3.seçenekten detaylı olarak 4.seçenekten
icmal olarak bir İkram/Ödenmez koduna ait verilen tarihler arasındaki hareketleri
görülebilir.
5. seçenekten Tüm ikram/ödenmezlerin Satış
fiyatı üzerinden toplam harcamaları
6. seçenekten Tüm ikram/ödenmezlerin Maliyet
fiyatı üzerinden toplam harcamaları
7. seçenekten Tüm ikram/ödenmezlerin Satış/Maliyet
olarak icmal raporunu verir.
J - ) REÇETE İŞLEMLERİ ( Cost menüden
10. Recete Menü )
Cost menüsünden ve Raporlarından tam olarak
faydalanmak için Reçetelerin girilmesi gerekmektedir.Reçete üzerinden Cost
yapıldığında Departman Stoklarında Kalan Miktar+Tutar’lar fiili olarak neyse
bilgisayarda da aynı olması gerekmektedir.Aradaki farklar o departmanın kaçağı
olarak adlandırılır.
Recete yapılmayan durumlarda ilgili departmanın
elindeki devir + o ay departmana giren o departmanın stoğunu , Aysonu sayımı
fiili olarak işlendikten sonra alınan Difference list ile o departmanın tüketimi
bulunabilir.
1-
Recete Master : Departmanlarda
satılan bütün ürünler buradan master olarak tanımlanır.Recete no otomatik
olarak atmaktadır.Recete Adı’ndan sonra, Porsiyon Sayısı 1 olarak girilir.İstenirse
Recete menüdeki 07.Recete Grup Kodlarından Gruplama yapılır ve Recete Master
icindeki Recete Grup Kodu bölümüne girilebilir.Yiyecek/Icecek Durumu’da belirtildikten
sonra Pos Stok Kodu Recete no ile aynı girilmelidir.ALL Inc sorusunda ise
Modpos kullanan ve All Inclusive müşteri olan otellerde All Inclusive dahil
olan ürünler için “E” , diğerleri için “H” girilmelidir.Bu bölüme “X” girilirse
Modpos menüde Malzeme arama yapılırken o ürün kasiyerin karşısına gelmez.
2-
Recete Master/Malzeme : Girilen
recetelerin kontrol için alınan ekran yada listedir.
3-
Recete Satış fiyatı Upd : Recete
Master ‘dan açılan ürünlerin fiyatları burada ilgili departmanlara TL veya
Döviz olarak girilir.Eğer satılan ürünler otelin her departmanın aynı ise
burada fiyatlar sadece bir departmana girilir.Daha sonra Recete menü 08.seçenekten
Diğer Departmanlara Transfer edilebilir.
4-
Recete Detay Upd : Recete Master’ı
açılan malzemenin detayı buradan girilir.Örneğin Cola Reçetesi için 1 AD
Cola girilir. Hamburger Recetesi için nelerden oluşuyorsa bu ürün onların
detay belirtilir.Kullanım yüzdesi ve Fire oranını Enter geçebilirsiniz.
5-
Recete Detay I/L : Girilen recetelerin
Satış / Maliyet / Cost oranlarına buradan bakılabilir.Örneğin bir banket
reçetesi hazırlanıp buradan 1 kişinin veya istenilen sayı kadar maliyet alınabilir.
6-
Satış/Maliyet : Bütün reçetelerin
Satış ve Maliyet olarak görülebildiği yerdir.Aynı zamanda Cost oranlarınıda
gösterir.
K - ) DEPARTMAN FİİLİ MİKTAR GİRİŞLERİ (
13.Cost Parametre menüden – 02.Departman Fiili Miktar )
Aysonu departman sayımları buradan Alfabetik
veya Sıra numarasına göre Miktar olarak işlenir.Buradan girilen değerler Departman
Stok Kartına otomatik olarak geçmektedir.
L - ) DEPARTMAN DIFFERENCE (FARK) RAPORU
( 12.Cost Rapor menüden 06.Dep.Diff.List )
Cost Rapor menüdeki
bir çok rapordan faydalanılabilir.Ancak Cost için en önemli rapor olan
Difference List
(Fark raporunun ) alınması için ; İlgili aydaki işlemler tamamlanıp Departman
Fiili
sayımları bilgisayara
işlendikten sonra Rapor almadan önce 13.Cost Parametre menüden ,
1-Dep.Stok Mik+Tut
Crt programını çalıştırınız.
Eğer Reçeteleri kullanıyor ve bütün işlemleri (transfer,hasar,ödenmez) düzenli
olarak yapıyorsanız
Dep.Difference raporunu aldığınızda burada görülen fark’ları o departmanın kaçağı
olarak düşünebilirsiniz.
Reçeteler kullanılmıyorsa
bu raporu aldığınızda Bilgisayara göre Kalan ile sizin girmiş olduğunuz
sayım arasındaki
farkı Tüketim olarak görebilirsiniz.
M - ) DEPARTMAN AYSONU İŞLEMİ ( 13.Cost
Parametre Menüden 05.Dep.Aysonu Crt )
Bu işlemi yapmadan
önce mutlaka yedek ve aysonu raporları alınmış olmalıdır.Bu işlemi sadece
1 kez
yapınız.Bu işlemin
yapılması ile birlikte girmiş olduğunuz fiili miktar’lar ve bilgisayarın otomatik
olarak
bulduğu Fiili Tutarlar
, Devreden Miktar ve Tutar’a taşınır.Departman Stok Kartlarındaki Diğer
hareketler Sıfırlanır.Böylece
yeni ay’a geçilmiş olur.
NOT : Kış sezonu nedeniyle kapalı olan oteller’de
Departman Stokları için Cost menüsünden herhangi bir işlem yapmaya gerek yoktur.Örneği
otel Mayıs ayında açılacak ise Departman Stoklarında görünen Devir o yılın
ilk devri olacaktır.
( COST & CONTROL AYLIK İŞLEMLER )
Bütün işlemler Ambar – Cost menüsünden yapılmaktadır.Ambar
departmanı bulunduğu ay ile ilgili işi bittiğinde yeni ay’a geçmek için Cost
departmanını beklemeden Ay Kodunu değiştirip Yeni Ay’a işlemler yapabilir.Burada
dikkat edilmesi gereken nokta, Cost Control raporlarını alacağı gün Ambar
işlem yapmayacaktır.Cost Parametre’den 1-Dep.Stok Mik+Tut. Crt programını
Cost’un rapor çıkaracağı tarihler arasında çalıştırılır,raporlar alınır ve
Dep.Aysonu işlemi yapılır.Daha sonra tekrar Cost Parametre menüden
1-Dep.Stok Mik+Tut Crt yeni ay itibariyle
çalıştırılır ve yeni Ay’da Ambar,Cost işlemlerini yapmaya devam eder.
NOT : Kış sezonu nedeniyle kapalı olan oteller’de Departman Stokları için
Cost menüsünden herhangi bir işlem yapmaya gerek yoktur.Örneği otel Mayıs
ayında açılacak ise Departman Stoklarında görünen Devir o yılın ilk devri
olacaktır.
A - ) DEPARTMAN İLK DEVİR GİRİŞLERİ
13. Cost Parametre Menüden
02.Departman İlk Devir Upd
Bu bölümden Cost programını ilk defa
kullanacak oteller Açılış Departman Stoklarını Miktar
ve Tutar olarak girmeleri gerekmektedir.Buradan
girilen Miktar ve Tutarlar Cost menüdeki
Departman Stok Kartında Devir Miktar
+ Tutar bölümüne otomatik olarak geçmektedir.
B - ) COST SEÇENEKLERİ
B-1 ) Basit Cost
Kullanımı kolaydır.Yukarıda anlatıldığı
şekilde İlk devirler girildikten sonra Cost sadece Ay
içinde Transfer fişlerini Cost menü
04-Transfer fişi bölümünden işler ve Aysonu geldiğinde
Cost Parametre menüden 02-Departman
Fiili Miktar ‘dan sayımları girer.Daha sonra Cost
Parametre menüden ortalama fiyat düzenlemesi
için 1-Dep.Stok Mik+Tut Crt programını
çalıştırır ve 12.Cost Rapor menüden
06-Dep.Diffrence (Fark) Raporunu alarak Tüketimleri
bulmuş olur.Girilen fiili sayımların
bir sonraki ay’a devri için 13-Cost Parametre menüden
05-Departman Aysonu işlemi yapılır.Bu
işlemi sadece 1 kez yapınız ve yapmadan önce yedek
alınız.
B-2 ) Reçete üzerinden Cost
Cost menüden 10-Recete menüden departmanlarda
satılan ürünler tanımlanır, satış fiyatları
ve detayları girilir.
Cost menü 03-Departman fişi bölümünden
Satış,İkram/Ödenmez veya Hasar fişleri
kullanıcı tarafından işlenir.Eğer otelde
Modpos veya Aysis Pos sistemi varsa departmanlarda
yapılan satışlar otomatik olarak 13.Cost
Parametre menüdeki 07.Pos Satıs Bilgileri Crt
programı çalıştırılarak düşülebilir.
Aysonu sayımları 13.Cost Parametre menüdeki
02.Dep.Fiili Miktar bölümünden Alfabetik
yada Sıra numarasına göre girilir.Daha
sonra 13.Cost parametre menüdeki 1.Dep.Stok
Mik+Tut Crt programı çalıştırılır Ve
12.Cost Rapor menüdeki, 6.Dep.Difference (Fark) listesi
Alınır.Daha sonra istenilen raporlar
alındıktan sonra 13.Cost Parametre menüden ,
5.Departman Aysonu işlemi yapılıp Ay
kapatılır. (önce yedek alınız)
